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Reator 2 | #13 | Gestão por whatsapp não funciona
Um bom software de gestão pode ajudar
Fico impressionado com pessoas que fazem a gestão de suas ações e tarefas mensais apenas com o uso da memória e sem anotar praticamente nada. Reconheço que tem indivíduos com uma alta capacidade de absorção de informações, mas hoje em dia, com a vida corrida que todos praticamente tem, aqueles com o mínimo de receio de deixar passar batido alguma tarefa ou atividade, tratam de correr atrás do melhor método para manter as suas vidas em ordem.
Com calendários cada vez mais carregados de tarefas, esquecer o que se acaba de combinar com um colega, alguns minutos atrás, é uma frequência.
Por isso mesmo, a gestão do cotidiano de trabalho simplesmente não funciona se a pessoa depender apenas da memória ou de ferramentas que não conversem entre si.
Um símbolo desse caos de organização é a gestão por whatsapp. Cria-se um grupo pra equipe e pronto! Já temos aqui um canal de comunicação e que funciona como uma ferramenta de gestão ideal (tem ironia).
Claro que whatsapp é de uso indispensável do dia a dia brasileiro (o aplicativo é praticamente unânime aqui, perdendo apenas pra Índia em número de usuários) mas depender apenas dessa ferramenta, sem ter uma rotina de organização minimamente estruturada, é pedir pra sempre estar sendo surpreendido pela agonia.
Vou te falar que não é nada incomum encontrar profissionais de mercado, super qualificados, que usam apenas essa ferramenta e um bloco de notas. O problema é que justamente pelo formato e design desses tipos de aplicativos, a prioridade vai ser sempre aquela tarefa que aparecer mais recente, servindo como um péssimo lembrete.
- Nossa, nem lembrava que tinha que lhe passar aquela informação!
- Caramba, é agora a reunião? Nem lembrava.
- O que você me pediu mesmo? Eu sei que te devo alguma coisa, mas não lembro.
São frases que a gente ouve cada vez mais.
Perceba que as pessoas não dizem que não sabiam de algo. Elas só não anotaram em lugar nenhum. Participaram de uma conversa com você, não tomaram nota de nada do que você disse, concordaram em fazer o que foi combinado e foram embora. Ou então receberam um email ou notificação em um sistema qualquer, as demandas foram se sobrepondo e a pessoa se perdeu completamente. Passa o tempo, vem as frases de espanto, com o esquecimento.
Essa necessidade toda de constante organização no meio do caos faz o mercado de softwares de produtividade ser muito disputado, com empresas tentando melhorar todos os ganhos de eficiência possíveis, criando sistemas pra todos os gostos. Asana, Trello, Teams e muitos outros estão buscando atrair ao máximo as atenções e vender suas soluções.
Uma dessas ferramentas que acabou me ganhando e que tenho usado há pelos menos 2 anos é o ClickUP. Depois de algumas tentativas não bem sucedidas com outros softwares, conversando com Ray Ramalhos, ele me contou sobre como estava tentando implantar o ClickUP nas tarefas do seu time de trabalho pra organizar melhor as entregas. Resolvi fazer um experimento, sem confiar muito, mas acabei me adaptando com a ferramenta.
Com uma boa interface, o sistema substitui diversas ferramentas individuais de produtividade por uma única plataforma unificada, incluindo possibilidade de colaboração em documentos, quadros brancos, planilhas, mapas mentais e metas. O calendário de visualização de entregas pra serem feitas também ajudam você a se livrar de visualizações pouco dinâmicas como os da Microsoft ou até mesmo o Google Calendar e ter uma visão bem ampla do que tem pra fazer a seguir.
O bacana é que a versão gratuita do ClickUp oferece uma quantidade boa de recursos, que muitas vezes atende o suficiente pra demandas de um pequeno empreendimento. Embora muitos sistemas de gerenciamento de projetos limitem o número de usuários permitidos em sua conta gratuita, o plano grátis do ClickUp tem uma boa margem de uso e isso é muito bom pra quem não tem grana pra investir imediatamente.
Criado em 2017 e com sede nos EUA, o ClickUp tem uma missão curiosa: tornar o mundo mais produtivo.
Eles tem mais de 1 milhão de usuários e 100 mil clientes pagantes, o que não é pouco. Durante 2022, o Clickup dobrou a receita de 75 milhões de dólares para US$ 150 milhões. Uma escala considerável, com uma avaliação de mercado se aproximando de 10 bilhões de dólares.
Esse sucesso deles se deve a uma percepção e um faro do fundador Zeb Evans, de tentar fazer com que esse tipo de ferramenta possa atender as principais necessidades de um gestor. Uma fala dele pra Huffpost enfatiza esse olhar:
“Comecei outra empresa há alguns anos e, naturalmente, passei a usar softwares de gerenciamento de projetos. Embora tenha aumentado a produtividade geral – eu absolutamente odiei usar esses sistemas. Testamos todos os aplicativos do mercado e cada um deles apresentava grandes falhas.”
Eu sentia que ninguém prestava atenção nos detalhes, nas coisas que realmente importavam para tornar as pessoas mais produtivas - Zeb Evans
Há duas semanas eles lançaram uma nova atualização com inteligência artificial embarcada, ajudando em praticamente todas as tarefas dentro do sistema. Recebi um comunicado fechado pra clientes, com um vídeo dizendo: “Suas tarefas que levavam 30 minutos, feitas agora em 30 segundos”. Claro que quem quiser esse plus com IA vai ter que pagar mais.
Eles também estão longe de ser o sistema salvador da pátria, mas já é uma forma excelente de tornar a vida de um profissional um pouco menos caótica, deixando de ser gestor por whatsapp.
Sobre o melhor software de gestão, não há uma resposta conclusiva. Isso vai depender da sua adaptação. O importante é ter a iniciativa de experimentar alguma ferramenta digital.
🌊 Rios Voadores
Interessante essa lista da The Verge das ferramentas favoritas deles pra deixar o trabalho mais organizado.
Hoje estou só ClickUP. A Forbes fez um quadro de custo-benefício entre o sistema e outras ferramentas de mercado.
🔵 Texto feito por Denys Cruz, mestre em ensino tecnológico, especialista em marketing e pesquisador em Manaus, Amazonas. É também analista técnico do Sebrae Amazonas.