No início desse mês tivemos o anúncio de que a ferramenta Teams, da Microsoft, vai embarcar o ChatGPT no módulo de reuniões e buscar deixar atividades de trabalho mais produtivas. Em um comunicado, a Microsoft diz que existe uma “tonelada” de atividades pra se fazer durante uma reunião e que a inteligência artificial tende a ser um auxiliar, elencando os pontos importantes levantados, fazer a análise da reunião e ajudar na distribuição de tarefas. A promessa está pra Junho desse ano.
Vai ser um apoio e tanto.
De fato, as reuniões são uma pedra no sapato da produtividade, independente do formato do encontro, se presencial ou online. Entendido isso, as soluções digitais são mais do que necessárias pra nos aliviar, em caso delas serem inevitáveis.
Mas vamos lá! Quantas horas você gastou essa semana participando de reuniões? Faça um cálculo rápido e comente pra mim o seu resultado.
- Gastei muuuitas horas! Deve ser o que você vai me responder. Algo que entrou na nossa normalidade e no cotidiano de dias cada vez mais agitados.
Se você parar pra pensar, já vem no “automático” a iniciativa de imediatamente marcar uma reunião, quando se depara com alguma ocasião ou necessidade de alguma informação. Podemos ser mais realizadores ou mais participantes de reuniões.
Interessante é que as reuniões podem ganhar outros nomes. Muitas vezes são briefings, kickoffs, coffees, meets, calibragens e diversos outros termos que remetem muitas vezes para diálogos sem fim.
O termo que acho mais interessante é a “reunião de alinhamento”, cujo significado se equipara ao que fazemos em oficinas mecânicas, necessário de se executar nas rodas de tempos em tempos.
A verdade é que podemos estar obcecados por reuniões e isso sem perceber.
Uma pesquisa feita pela MIT Sloan apontou que as pessoas gastam hoje mais de 85% de seu tempo em reuniões. Isso é no mínimo, um absurdo.
Interessante é que mesmo antes da pandemia, essa pesquisa já identificava que 71% dos gerentes ou gestores se sentiam improdutivos com as reuniões que participavam. E esse número pode ser maior agora.
Se a gente levar em consideração os custos que envolvem uma reunião, calculando o percentual de tempo gasto, salário dos envolvidos e demais valores, podemos ver claramente que as coisas não andam bem se no nosso calendário as reuniões pipocam. Gosto de fazer esse teste prático diretamente na calculadora da Harvard Business Review e ter uma ideia do que foi gasto.
O assunto tem sido levado a sério em muitas empresas, principalmente no segmento de tecnologia, justamente porque depois da pandemia, os números de agendamento de reuniões subiram de forma acentuada e seguem em alta. Uma outra pesquisa feita no final do ano passado pela Reclaim.AI, que é uma plataforma que ajuda gestores a se organizarem melhor em suas agendas, mostrou que um profissional usa links de agendamento em média 7,1 vezes por semana e mais de 96,4% dos usuários de links de agendamento, (Google Agenda, Teams) os utilizam pelo menos uma vez por semana.
A situação tem feito com que diversas empresas adotassem o movimento “No Meeting Day” (Dia Sem Reunião), onde ficam determinados dias da semana em que ninguém deve agendar ou participar de reuniões, justamente na busca de conter essa tendência.
Longe de ser apenas uma questão simplória, a medida gera efeitos práticos diretos.
Ainda na pesquisa da MIT Sloan, no quadro que fizeram, podemos ver alguns resultados. Independentemente do número de dias livres de reuniões que a empresa pesquisada definiu, os funcionários relataram melhoria em fatores como autonomia e cooperação e diminuição do estresse e microgerenciamento. Mas, sem dúvida, os melhores resultados foram alcançados em empresas que tinham três dias sem reuniões por semana.
No início desse ano, a empresa canadense Shopify resolveu tomar uma medida forte, iniciando 2023 com uma limpeza completa no calendário de todos os funcionários. Um dos cabeções, Kaz Nejatian, disse que reuniões eram uma espécie de bug e que reuniões com três pessoas ou mais seriam canceladas.
A motivação vai pra além da preocupação com a saúde mental do time.
É prioritariamente uma questão econômica.
Usando a calculadora da Harvard Business Review, uma reunião semanal de uma hora com quatro pessoas, sendo três com salário de R$ 8,5 mil e uma com salário de R$ 13 mil custaria, anualmente, cerca de R$ 16 mil à empresa.
E o processo de mudança passa pelas perguntas simples e que todo coach basicão já conhece:
Eu preciso realizar reunião pra tudo?
Tenho que realizar reuniões com as mesmas pessoas toda semana, pra discutir a mesma tarefa?
Tenho que convidar todo mundo pra participar de uma reunião?
A resposta sempre deveria ser não.
O fundamental dessa pauta é o entendimento de que o nosso tempo é a maior preciosidade e vai haver momentos em que vamos precisar usar mais o botão “Recusar”, para convites de reunião.
Claro que há reuniões necessárias. Não estou dizendo pra você abrir mão de todas e ser radical. Mas torná-las mais interessantes, rápidas e úteis é algo que deve ser buscado.
Tem algumas startups trabalhando nesse sentido. Com inteligência artificial, algumas soluções tem buscado adicionar na experiência das reuniões, algumas ferramentas adicionais, pra gerar uma maior fluidez e melhor experiência pra quem precisa passar o dia entrando e saindo desse tormento.
Uma delas é a HeadRoom. É tipo um Google meet, mas com capacidade de acionamento de comandos por meio da leitura de gestos pra câmera. As suas reações são lidas pelo sistema. Quando quer sinalizar ou concordar com algo, ou quer acrescentar uma informação, o sistema reconhece e insere no chat da ferramenta, um ícone, sem atrapalhar o andamento da conversa.
Todo o diálogo é transcrito e o mais bacana é a possibilidade de gerar destaques e tarefas que podem ser direcionadas após a reunião. Tudo isso com um cronômetro destacado (O critério de utilidade e praticidade). Vale a pena depois fazer um teste pra ver como funciona.
As reuniões serão um alvo em que as soluções digitais vão se apegar cada vez mais. Para nossa alegria.
🌊 Rios Voadores
Como disse, testei a ferramenta HeadROOM, que é tipo um Google meet, mas com mecanismos que tornam reuniões mais fluidas e interessantes. Com a chegada do upgrade do TEAMS, muito do que essa startup faz pode ser atendida na ferramenta da Microsoft. No link você pode também testar.
Em um curto vídeo, a especialista Cindy Solomon dá 5 passos pra lidar com a sobrecarga de reuniões, que achei bem úteis.
Agradeço por ler até aqui. Não deixe de mandar pra frente esse link e convidar seus amigos pra cá.
🔵 Texto feito por Denys Cruz, mestre em ensino tecnológico, especialista em marketing e pesquisador em Manaus, Amazonas.